Hacienda está trabajando en un nuevo sistema que le permitirá tener controladas las facturas electrónicas que emitan los autónomos y empresas a sus proveedores. Con esta nueva herramienta la Agencia Tributaria podrá conocer en tiempo real las operaciones que realicen los negocios y sus impuestos.
El sistema se llama VERIFACTU y es una de las medidas incluidas en la Ley antifraude que se desarrollará próximamente a través del reglamento que establecerá los requisitos que deben cumplir los futuros programas de facturación.
Si eres autónomo o empresario y todavía no sabes en qué consiste esta medida de verificación de facturas electrónicas, si es opcional u obligatorio, y cuando entrará en vigor el sistema VERIFACTU, sigue leyendo.
¿Qué es y para qué sirve el sistema VERIFACTU?
Los sistemas de emisión de facturas verificables son una medida que quiere poner en marcha Hacienda para que los programas de facturación que utilizan los autónomos puedan intercambiar información fiscal y contable en tiempo real con la Agencia Tributaria.
Las facturas que sean emitidas a Hacienda a través de estos programas de facturación incorporarán la frase “VERI*FACTU”, que quiere decir que toda la información contenida en esa factura se ha remitido a la Agencia Tributaria de manera automática y ha sido supervisada por la Administración.
La primera vez que se escuchó hablar de estos sistemas fue en el proyecto de reglamento para establecer los requisitos que deberán adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos de facturación de las empresas.
Esta norma, que todavía está sometida a consulta pública, se empezó a trabajar a raíz de la Ley antifraude, que exigía un reglamento para fijar claramente las condiciones que debe cumplir un software para ser considerado legal. Estos requisitos servirán también para evitar los conocidos programas de facturación de doble uso, que sirven para ocultar contabilidades en B a la Agencia Tributaria.
El reglamento, que aún no está aprobado y que sacó Hacienda a consulta pública el 8 de Febrero, dice que los obligados tributarios podrán remitir de manera automática a la Agencia Tributaria todos sus registros de facturación.
Este sistema de facturas verificables permitirá a los autónomos y empresarios enviar instantáneamente todas sus facturas a Hacienda, de manera que sus declaraciones de impuestos y libros contables estarán prácticamente autocompletados cuando llegue el momento de presentarlos.
También les permitirá dotar a su negocio de una mayor transparencia de cara a la Administración y a sus clientes, entre otras ventajas que se resumen más adelante.
Principales características del sistema VERIFACTU
Hasta ahora, Hacienda sólo ha hecho públicos dos documentos que hacen referencia a VERIFACTU. Estos sistemas de verificación de facturas se regularon por primera vez en el texto sometido a consulta pública para desarrollar los futuros requisitos que deberán cumplir los programas de facturación.
Un tiempo después, el Departamento de Informática de la Agencia Tributaria emitió un borrador con los requisitos técnicos que deberían cumplir estos sistemas de facturas verificables.
En base a estos dos documentos, y a la espera de que se apruebe el futuro reglamento y se concreten todos los detalles, éstas serían las principales características de los programas de facturas verificables:
- Es una medida opcional a la que podrán acogerse todos los autónomos o empresarios.
- Los sistemas enviarán los registros de facturación a Hacienda para que pueda consultarlos en tiempo real.
- Cada vez que se registre una factura en el sistema, el programa lo enviará de manera automática a la Agencia Tributaria.
- Cuando entre en vigor el reglamento, todos los programas de facturación deberán ser capaces de remitir facturas verificables, siempre que el empresario se acoja a esta opción.
- Las facturas verificables se enviarán a través de mensajes en XML a Hacienda.
- Estas facturas incorporarán la denominación “VERI*FACTU” cuando se emitan a los clientes.
- Los registros de facturas verificables no tendrán que incluir firma electrónica en el momento del alta o la anulación.
- En un futuro, los empresarios que se acojan a este sistema tendrán una parte o la totalidad de sus autoliquidaciones y declaraciones de impuestos ya completadas por Hacienda.
Además, estos sistemas deberán garantizar que el envío de estas facturas verificables se hace de manera:
- Continuada y consecutiva: el envío de las facturas tiene que ser al momento y correlativo.
- Automática e instantánea: el programa deberá enviar el registro de factura a la Agencia Tributaria en el momento en el que entra al sistema sin necesidad de acciones por parte del empresario.
- Segura e íntegra: el programa deberá garantizar que el envío se hace de manera segura y sin modificaciones, cumpliendo los requisitos técnicos que la AEAT ya ha dispuesto en un borrador.
¿Cuál es el funcionamiento del programa VERIFACTU?
Según explica el Departamento de Informática de la Agencia Tributaria en el borrador técnico de Verifactu, el funcionamiento del sistema debe ser sencillo. Los empresarios que utilicen un programa de facturación tendrán la posibilidad de remitir a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, de forma automática y segura por medios electrónicos, todos los registros de facturación generados por los sistemas informáticos.
Esto significa que cada vez que hagan una operación y la introduzcan en el programa de facturación, el software le enviará todos los detalles técnicos -por ejemplo, la hora a la que se introdujo la información en el software o el nombre de la persona que lo hizo- así como el contenido de la propia factura.
Este envío se llevará a cabo a través de servicios web que permitirán un envío de los registros de facturación en tiempo real. El formato será XML y se utilizará distinto mensaje para el alta y para la anulación de la factura.
Por ejemplo, si un autónomo emite una factura y luego la anula, la Agencia Tributaria habrá recibido dos mensajes y podrá verificar el motivo de la anulación, el momento en el que se hizo y el efecto que esto tiene en la contabilidad e impuestos del negocio.
Cuando el autónomo envíe a sus clientes estas facturas que ya han sido registradas y remitidas a la Agencia Tributaria, el receptor podrá ver escrito en la parte superior “VERI*FACTU”, por lo que sabrá que el empresario ha enviado esa factura a la Agencia Tributaria y, posiblemente, está al corriente de sus obligaciones contables y fiscales.
Además, previsiblemente, a final de cada trimestre, los autónomos se encontrarán en sus declaraciones de IVA con todos los ingresos y gastos que ya han incorporado en el sistema de facturación. Estos también podrían incluirse en modelos como la RENTA o en declaraciones de retenciones.
¿Es obligatorio que los autónomos tengan un sistema de facturas verificables?
Una de las principales dudas que han surgido en el colectivo desde que se empezó a hablar del sistema de facturas verificables es si esta medida será obligatoria para todas las empresas.
De momento, la respuesta es no. En los dos únicos documentos públicos y oficiales en los que se hace referencia al programa VERIFACTU se dice en todo momento que estos sistemas serán opcionales para los autónomos y negocios.
Otra cosa distinta, que sí precisa el reglamento, es que cuando se aprueben estos requisitos para los programas de facturación todos los softwares de facturación deberán contar con la posibilidad de enviar facturas verificables a Hacienda.
Una vez el autónomo empiece a utilizar su programa de facturación homologado, será decisión suya remitir voluntariamente sus facturas a la Agencia Tributaria. Esto supondría un mayor control de todas sus operaciones pero puede tener también muchas ventajas.
Ventajas del sistema VERIFACTU
El sistema VERIFACTU todavía no está aprobado y, por lo tanto, no se conocen aún todos sus requisitos. Sin embargo, algunas de sus ventajas podrían ser que:
- Permitirá a los negocios dar una imagen de transparencia a sus clientes empresas y particulares -mostrando que registra y envía a Hacienda todas las operaciones- y también a la Administración, de cara a acceder a licitaciones o concursos públicos
- Los autónomos y empresas, sobre todo las más pequeñas, podrían acabar teniendo todas sus declaraciones de impuestos completadas gracias a los datos que han enviado a Hacienda. Esto supone un ahorro de costes y tiempo importante en la elaboración de los modelos fiscales y también de los libros contables.
- Al haber enviado todos sus datos de operaciones a la Agencia Tributaria, los empresarios también evitarán descuidos al no haber incluido algún ingreso. Esto disminuye el riesgo de sanciones por no declarar correctamente la facturación.
- Otra ventaja muy relacionada con la anterior sería la de disminuir posibles requerimientos. Al tener acceso a todas las facturas, es probable que la Agencia Tributaria necesite menos datos del negocio y, por lo tanto, realice menos comprobaciones en las actividades que utilicen VERIFACTU.
¿Cuándo entrará en vigor el sistema VERIFACTU?
El sistema VERIFACTU no tiene todavía fecha de entrada en vigor. Es cierto que se ha asociado en algunos momentos la puesta en marcha de esta medida con la obligación de emitir facturas electrónicas. Sin embargo, son dos normativas distintas.
Por un lado, la Ley Crea y Crece establece la obligación dentro de uno o dos años de emitir factura electrónica. Por otro lado, la Ley antifraude establece los requisitos que deberán cumplir los futuros sistemas de facturación para ser legales. Entre estas condiciones estaría la de dar la opción a los empresarios de emitir facturas verificables.
Por lo tanto, la entrada en vigor de VERIFACTU dependerá de la aprobación del reglamento que recoge los requisitos de los programas de facturación. Esta norma se aprobará pronto, pero todavía no hay una fecha concreta.
