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Factura electrónica y factura en PDF, ¿son lo mismo?

La factura electrónica es… ¡una factura!. Esto quiere decir que tiene exactamente los mismos efectos legales que tendría una factura tradicional en papel.
La Dirección General de Tributos nos aclaran esta cuestión:

“Se entiende por factura electrónica la factura reglamentaria que haya sido expedida y recibida en formato electrónico, previo consentimiento del destinatario para recibirla por esta vía.” 

Una factura en papel escaneada es una factura en formato electrónico, por lo tanto, si se envía utilizando el correo electrónico, se están cumpliendo los requisitos indicados en la normativa. Tan solo es necesario contar con el consentimiento expreso del destinatario y garantizar la autenticidad.

Tipos de facturas electrónicas

Existe 2 tipos de facturas electrónicas: con formato estructurado y con formato no estructurado.

  • Con formato estructurado nos referimos a las facturas creadas desde programas de facturación que contienen datos estructurados y que pueden generarse de forma automática.
  • Las facturas electrónicas de formato no estructurado suelen referirse a las facturas que consisten básicamente en una imagen escaneada de un documento original o un fichero PDF.

Estos 2 tipos de facturas electrónicas suelen ser remitidos mediante comunicaciones también electrónicas (internet). La diferencia entre ambas está en la automatización de datos.

Hasta la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Facturación el 1 de enero de 2012, las facturas electrónicas debían ir firmadas digitalmente con un certificado reconocido por la Administración.

Este sistema resultaba muy engorroso y hacía que las empresas siguieran utilizando la factura tradicional en papel.

Desde el 1 de enero de 2015 se suprimió este requisito de firma, pero se mantiene la exigencia de garantizar el origen y el contenido, como en cualquier factura impresa remitida por correo ordinario.

Las factura electrónicas deben cumplir los mismos requisitos que el resto de tipos de facturas, para que una factura sea completamente legal es necesario que reúna una serie de datos obligatorios.

Además, durante la primera mitad de 2022, el Gobierno aprobó «la obligación de expedir y remitir factura electrónica en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos, lo que garantizará una mayor trazabilidad y control de pagos». 

Tal y como se hace eco del ABC, esta medida busca «reducir los costes de transacción y suponer un avance en la digitalización de la operativa de las empresas». Así, da de plazo dos años para adaptarse

Sistemas para garantizar el contenido de una e-factura

El contenido de una factura en papel puede garantizarse con el sello y firma de la empresa que la emite. Por lo tanto, es lógico que la factura remitida por correo electrónico cuente con unas garantías similares.

Todos los modelos de facturas, ya sean electrónicas o en papel, tienen que garantizar la legibilidad, la autenticidad y la integridad del contenido.
En el caso de la factura electrónica los sistemas que se admiten para garantizar el contenido son:

  • La firma electrónica reconocida.
  • Usar sistemas de intercambio electrónico de datos EDI. 
  • Otros sistemas distintos a los anteriores. En este caso será necesaria una validación del Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria.

Ventajas de la factura electrónica

El envío de e-facturas por correo electrónico es un sistema ampliamente utilizado en las relaciones comerciales, ya que supone un ahorro considerable de tiempo y costes de impresión.

Entre las muchas ventajas que supone la factura electrónica conviene destacar las siguientes:

  1. Se acortan los ciclos de tramitación, incluido el de cobro. La facturación online te permite eliminar barreras y retrasos en el proceso. Esto significa que cobrarás más rápido, tendrás unas cuentas más saneadas y más tiempo para hacer crecer tu negocio.
  2. Mejora el servicio al cliente. Tus clientes  también se benefician. Recibirán la factura directamente en su correo y será mucho más fácil, también para ellos, almacenar esta información.
  3. Se minimizan los errores humanos. Determinados errores en la creación de facturas pueden causar perjuicios de naturaleza fiscal, tanto para el emisor como para el destinatario.
  4. Se agiliza el acceso a las facturas emitidas y recibidas.
  5. Reduce el espacio necesario para su almacenamiento  lo que implica ahorro de tiempo y recursos.
  6. Reduce el uso del papel con el consiguiente beneficio para el medio ambiente.
  7. Tendrás tus facturas mucho más seguras. Los programas de facturación online funcionan en el entorno de la nube. La información estará almacenada con total seguridad, ya que utilizan un sistema de encriptado similar al de los bancos.
  8. Modernizarás tu negocio.
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