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Deducir los gastos de viaje: Cómo funciona y requisitos

Saber cómo deducir los gastos de viaje puede suponer un buen pellizco al final de cada ejercicio. Eso sí, también es necesario conocer las condiciones que impone la Agencia Tributaria a este ahorro en impuestos, ya que solo puede llevarse a cabo si se cumplen una serie de requisitos.

Por eso hoy te contamos todo lo que debes tener en cuenta a la hora de tener éxito deduciendo los gastos de un viaje y no llevarte ningún susto.

Cuándo son deducibles los gastos de viaje

Los gastos de viaje de un autónomo son deducibles siempre y cuándo sean justificables mediante una factura o un ticket y cumplan además una serie de condiciones impuestas por Hacienda para su desgravación. 

Dicho de otro modo, la Agencia Tributaria necesita pruebas de que los gastos de viaje que se quieren deducir están realmente relacionados con la actividad del autónomo, evitando así la posibilidad de que los profesionales incluyan gastos ligados a su vida personal. Pagar una comida de amigos, comprar un televisor para el salón o querer deducir una factura de hotel de un viaje de ocio en pareja no solo no es posible, sino que será perseguido y castigado.

Requisitos para que un gasto de viaje sea deducible

Deducir gastos de viaje no es complicado, pero sí laborioso. Es decir, está al alcance de cualquier autónomo, pero solo de cualquiera que cumpla ciertas condiciones impuestas por Hacienda a la hora de desgravar los gastos que se producen lejos del hogar del profesional.

  • Los gastos que se quieran desgravar deberán estar relacionados con la actividad económica sin ningún tipo de lugar a la duda.
  • Además, deben quedar perfectamente documentados mediante facturas oficiales que, además, deben quedar reflejadas en la contabilidad de la empresa y estar correctamente imputado al trimestre en el que se produjo (esto último, en el caso de las empresas).

El problema es que las facturas no hablan y tampoco recogen información más allá de que se ha realizado un pago, ¿cómo demostrar que dichos gastos de viaje se han producido debido a la actividad? Lo mejor es tener controladas todas las comunicaciones, por ejemplo los correos electrónicos, que justifiquen que dichos desplazamientos han sido causados por motivos laborales.

Diferencias entre los gastos de viaje de empresas y autónomos

La principal diferencia entre empresas y autónomos a la hora de deducir gastos de viaje es que las primeras lo hacen en el Impuesto de Sociedades o en el IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido), mientras que los trabajadores por cuenta propia deben deducirlos en el IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). Ambos pueden ahorrarse impuestos, pero no de la misma manera.

  •  Las deducciones de IVA son más restrictivas. Es por ello que es necesario que, como ya hemos dicho, queden completamente justificadas, se recojan en los libros de contabilidad y estén asignadas al periodo en el que se produjo el gasto.
  • Las deducciones de IRPF para autónomos en gastos de dietas de manutención y pernoctación están limitadas en cantidad por la Agencia Tributaria, y esta varía en función de si se producen en España o en un país extranjero. Por supuesto, estos gastos de viaje deben estar directamente ligados a la actividad económica, por lo que aquí es donde entran en juego las comunicación con clientes que justifiquen los desplazamientos.

El hecho de que el Impuesto de Sociedades, el IVA y el IRPF sean impuestos distintos hace que se rijan también por distintas normativas. Por eso es importante saber qué tipo de legislación afecta a cada profesional para poder actuar en consecuencia.

Principales gastos de viaje deducibles

A la hora de realizar un viaje toca enfrentarse a multitud de gastos que van mucho más allá de la necesidad de comer en bares y restaurantes o de dormir fuera de casa. Por eso resulta importantísimo tener claro qué tipo de gastos de viaje se pueden deducir y cómo hacerlo para que la aventura nos resulte lo más rentable que sea posible.

Gastos de kilometraje 

Existen dos maneras de deducir los gastos de kilometraje siendo autónomo, haciéndolo al 100% en el IRPF o al 50% en el IVA, y aunque puede que ahora mismo estés frotándote las manos… no, no eres tú quien puede elegir cómo hacerlo.

  • Solo podrás desgravarte el 100% de los gastos de kilometraje en el IRPF si tu actividad depende por completo del uso del vehículo. Es decir, si este es utilizado para el transporte de mercancías o personas o si se usa para labores de enseñanza, por ejemplo.
  • De no ser así, solo se podrá optar a la deducción del 50% de los gastos de kilometraje en el IVA. Para ello, como ya hemos comentado con anterioridad, deberás poder demostrar que tu actividad conlleva desplazamientos y que dichos gastos, por tanto, están plenamente justificados.

Dentro de los gastos de kilometraje, por cierto, no se engloba únicamente el gasto en combustible. Se incluyen también los componentes que hay que ir sustituyendo debido al deterioro por el uso, un porcentaje del seguro del vehículo o la parte proporcional de los impuestos que correspondan al coche en cuestión.

Todo esto se resume en lo siguiente: a la hora de deducir gastos de viaje por kilometraje, la cantidad aceptada a día de hoy es de 0,28€ por kilómetro recorrido mientras se desarrolla la actividad.

Gastos en dietas

Los gastos de manutención del autónomo son otro de esos gastos que se pueden deducir en los viajes. Ya se trate de comidas con clientes o de comidas fuera de casa, siempre que estén ligadas a la actividad podrán ser deducibles como gastos de viaje.

Eso sí, hay que guardar conversaciones en las que se demuestre que el gasto en dietas de alimentación era ineludible, así como el ticket o factura del gasto, haber pagado mediante medios electrónicos que dejen un rastro justificable y haber elegido un negocio dado de alta con actividad de hostelería o restauración.

  • En el caso de las dietas de comida, las cantidades aceptadas son hasta 26,67€ por comida/día en España y 48,08€ en el extranjero.
  • En cuanto a las dietas para pernoctación, ascienden a 53,34€ en nuestro país y hasta 91,35€ en el exterior.
  • en el exterior.

Otros gastos deducibles en los viajes

Tal y como decíamos al principio de este apartado, lo normal cuando se viaja es tener que hacer frente a multitud de gastos de muy diversa naturaleza. Pues bien, siempre que sean justificables y puedan relacionarse con la actividad económica, no debería haber ningún tipo de problema.

Distinto es querer deducir como gastos de viaje souvenirs, o los gastos que se deriven de haber querido alargar la estancia en otra ciudad durante el fin de semana por motivos de ocio. Los gastos de viaje a deducir, como decimos, deben ser gastos esenciales y derivados en todo momento de los motivos laborales que nos hayan hecho desplazarnos.

Tratamiento Fiscal de los gastos de viaje

El tratamiento fiscal a la hora de deducir los gastos de viaje es diferente en función del tipo de profesional que pretenda hacerlo. Lo más importante es que quede plenamente justificado y registrado que dichos gastos derivan del desarrollo de la actividad económica y que eran necesarios, ¿pero cómo abordarlos en función del tipo de tributo?

Gastos de viaje deducibles en el Impuesto de Sociedades

A la hora de deducir gastos de viaje en el Impuesto de Sociedades (IS), es esencial demostrar que derivan expresamente de la actividad económica.

Así pues, son deducibles del IS los gastos en:

  • Promoción de bienes y servicios.
  • Relaciones públicas.
  • Usos y costumbres para con el personal.

Gastos de viaje deducibles en el IVA

Cuando se quiere deducir el IVA de los gastos de viaje, lo primero que hay que tener en cuenta es que solo se podrá desgravar el porcentaje de la actividad que esté relacionado con la actividad. Teniendo esto en cuenta, todo gasto deberá cumplir las siguientes condiciones:

  • Derivar de la actividad y, por tanto, estar plenamente justificado.
  • Disponer de las facturas originales completas para gastos en transporte ( No basta con los tickets).
  • Los gastos deben quedar perfectamente registrados en la contabilidad.

Gastos de viaje deducibles en IRPF

Los gastos de viaje deducibles en el IRPF hacen referencia a los gastos en dietas de manutención, estancia y en kilometraje

En el caso de los trabajadores por cuenta ajena, dichos gastos no tributan, mientras en el caso de los autónomos están sujetos a ciertos límites impuestos por la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo que comentamos en nuestro artículo sobre las dietas deducibles como autónomo.

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