¿Existen libros contables obligatorios para autónomos? ¿Cuáles tienes que cumplimentar si trabajas por tu cuenta? Conocerlos es esencial para evitar problemas posteriores con la Administración, por lo que es importante que tengas toda la información al respecto.
¿Qué son los libros contables y para qué sirven?
Se trata de documentos en los que debe constar toda la información contable y financiera de un negocio, sea una gran empresa o la actividad profesional de un autónomo. Cada uno de los tipos existentes se centra en la gestión de unos determinados ítems, como los gastos o los ingresos.
Estos libros deben estar actualizados en cada ejercicio contable, para poder reflejar de manera exacta los datos referidos a cada período de tiempo. Son indispensables para tener una idea clara y real de cuál es el estado financiero de la organización, y permiten valorar detalles clave para tomar decisiones de negocios con fundamento.
Cómo llevar los libros contables
La claridad y la organización en forma cronológica de todos los datos son los dos requisitos indispensables que debes cumplir al llevar tus libros contables obligatorios como autónomo. Esto implica, también, que tendrás que hacer constar las aclaraciones necesarias en caso de que hayas cometido algún error. Tampoco podrás usar abreviaturas o símbolos que no formen parte de la práctica mercantil.
Asimismo, es necesario que te esmeres en el correcto mantenimiento de los libros, porque estos documentos pueden ser solicitados en, como mínimo, los siguientes cuatro años por parte de Hacienda. En consecuencia, tienen que estar en perfectas condiciones para su consulta en cualquier momento. Esto ya no es ningún problema desde la existencia de programas específicos de contabilidad online.
¿Cuáles son los libros contables obligatorios para autónomos?
Como autónomo, tienes la obligación de presentar diversos libros contables para demostrar que tienes tu contabilidad al día y correctamente gestionada. El objetivo que debes cumplir con ello es que se pueda controlar de manera cronológica las operaciones que hayas llevado a cabo.
Dependiendo del régimen de autónomos en que tributes, debes saber qué libros contables en concreto tendrás que cumplimentar de manera obligatoria.
Libros si tributamos por estimación directa simplificada
Tributar por estimación directa simplificada implica que debes presentar los siguientes libros contables:
- Libro de Ventas e Ingresos, que incluirá todas las facturas que generes en tu negocio de manera cronológica.
- Libro de Compras y Gastos, en el que se anotan todas las facturas de compras que hayas necesitado hacer para llevar a cabo tu actividad profesional. Deben estar justificadas para que puedas deducirlas ante Hacienda.
- Libro de Bienes de Inversión, con las compras para tu negocio que tengan una vida útil de más de un año, y que necesites para hacer tu trabajo.
Libros si tributamos por estimación directa normal
¿Tributas como autónomo en el régimen de estimación directa normal? En este caso, debes presentar los siguientes libros contables:
- El Libro Diario, que registra las operaciones del día a día que llevas a cabo en tu negocio de manera cronológica. También puedes hacer anotaciones conjuntas por períodos de hasta 3 meses, que se detallen en otros registros.
- El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que cuenta con un balance inicial detallado y la transcripción de los trimestrales. También deben constar en él el cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
¿Durante cuánto tiempo se deben guardar los libros contables?
Debes mantener los libros contables de tu negocio durante, al menos, cuatro ejercicios fiscales. Y lo mismo sucede con las facturas. La razón de guardar esta documentación durante tanto tiempo es que se te puede solicitar en una inspección de Hacienda. En este sentido, es importante recordar que, aunque ya no esté tu negocio en activo, se te puede demandar igualmente la presentación de estos libros.
En el caso de que tu actividad profesional se centre en el cambio de moneda, o actúas de intermediario en la concesión de préstamos y créditos, tendrás que guardar los correspondientes libros contables durante diez años. Este período de tiempo se cuenta a partir del fin del ejercicio en el que se llevan a cabo las operaciones indicadas en la documentación.
De todos modos, hay que tener en cuenta que la conservación de estos libros es hoy en día más sencilla, gracias al uso de programas informáticos específicos de contabilidad, que permiten incluso su guardado en la nube.
Principales sanciones por no llevar la contabilidad
Si eres autónomo y no llevas la contabilidad de tu negocio al día, te arriesgas a recibir sanciones de Hacienda en cuando se detecte esta situación. Lo mismo ocurrirá si ocultas información a la Administración o, incluso, si presentas documentos falsos para justificar tus cuentas anuales.
Estas sanciones son, esencialmente, económicas y dependen de la gravedad de la falta que hayas cometido. Por lo tanto, es importante que evites problemas gestionando tu contabilidad de manera clara y eficaz.
En definitiva, necesitas conocer cuáles son los libros contables obligatorios para los autónomos que deberás presentar ante Hacienda para demostrar con información exacta el estado financiero de tu actividad laboral. Cumplir con los requisitos administrativos establecidos te ayudará a evitar sanciones económicas, que pueden llegar a ser de una cuantía económica elevada.
