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¿Cómo funcionan los gastos deducibles?

Ya lleves poco tiempo como emprendedor y estés deseando saber qué tipos de gastos fiscalmente deducibles pueden suponerte un buen ahorro en tus inicios, o lleves media vida como autónomo y quieres descubrir si llevas años y años pagando más impuestos de la cuenta, este artículo que te traemos hoy te va a encantar.

En él vas a descubrir qué gastos te permitirán desgravar impuestos y qué otros pensabas que sí, pero es mejor no tocarlos. Créenos, tener claro qué supone un ahorro y qué una sanción te ayudará a lo largo de todo tu camino profesional, ¡y de aquí no te vas sin saberlo!

¿Qué son los gastos fiscalmente deducibles?

Los gastos fiscalmente deducibles son aquellos que Hacienda permite descontar de los ingresos y las ventas para, a la hora de aplicar los impuestos, hacerlo sobre una base imponible menor y, por tanto, pagar menos tributos de los que deberíamos afrontar a priori.

Eso sí, conviene tener en cuenta que todo lo que no se paga en tributos es dinero que la Agencia Tributaria deja de ingresar, por lo que este organismo está muy atento a posibles trampas y tiene muy bien regulado qué gastos puede deducir un autónomo y en qué porcentaje, así como qué gastos nunca podrían ser considerados como gastos fiscalmente deducibles.

Así pues, podemos decir que los gastos fiscalmente deducibles son los considerados como tales por Hacienda y que, además, cumplen todos los requisitos que este organismo marca para que un emprendedor pueda aprovecharse de dicha exención. Por ejemplo, que deriven específicamente de la actividad económica o disponer de las facturas o los tickets necesarios.

¿Gastos deducibles del IVA o del IRPF?

El IRPF y el IVA son impuestos muy diferentes. Cada uno de ellos tiene sus normativas, por eso los gastos deducibles por rendimientos del trabajo para empresas y autónomos se gestionan de forma distinta en función del tipo de gasto del que estamos hablando.

Básicamente, para comprenderlo de la forma más sencilla posible, podemos que los profesionales que facturen con IVA podrán deducir sus gastos en este tipo de tributo para abonar una cantidad inferior en su declaración trimestral.

En cuanto a los gastos que la ley permite descontar sin factura, pero estando en poder de un ticket, es posible deducir la cantidad total del IRPF.

¿Cómo se declaran los gastos deducibles?

Tan importante es para pymes y autónomos tener claro qué gastos son gastos fiscalmente deducibles y de qué tipo es cada uno como saber cómo declararlos para no incurrir en ningún tipo de error que, en vez de suponer una ventaja económica para la actividad, termine derivando en una sanción de Hacienda.

A la hora de declarar los gastos fiscalmente deducibles hay que hacer uso de los modelos que la Agencia Tributaria pone a disposición de los emprendedores en su web oficial. Dichos modelos son documentos que hay que rellenar y entregar a Hacienda cada trimestre dentro de unos plazos preestablecidos y en los que se informa al organismo, hasta el más mínimo detalle, cómo marcha el negocio.

Concretamente, a la hora de declarar los gastos deducibles, se emplean los siguientes tres modelos:

  • El modelo 303 de IVA, trimestral.
  • Modelo 390, un resumen anual de IVA.
  • El modelo 130 de IRPF, también trimestral.

¿Cuáles son los requisitos para que un gasto sea considerado deducible?

El hecho de que Hacienda permita desgravar un buen número de gastos fiscalmente deducibles no significa que valga todo. De hecho, si en algo pone especial atención la Administración es en la lucha contra los posibles defraudadores. El problema es que, si no tienes demasiado claro qué condiciones deben darse para que un gasto sea considerado deducible, podrías verte envuelto en un problema de fraude fiscal sin comerlo ni beberlo.

Por suerte, los requisitos para que un gasto sea considerado deducible son tan solo tres y, una vez se conocen, aplicarlos es cuestión de sentido común:

  • Lo primero es que el gasto que pretendamos deducir debe estar directamente relacionado con la actividad económica. Esto es, que hacerlo haya resultado indispensable para nuestro negocio y que no se corresponda con un detalle de la vida privada del emprendedor.
  • Los gastos fiscalmente deducibles deben quedar debidamente registrados en la contabilidad del negocio.
  • Por último, todo gasto de que pretenda deducir debe quedar perfectamente justificado mediante una factura con validez legal o, de permitirlo la norma, con su correspondiente ticket.

En cuanto al primer punto, es esencial que el autónomo guarde, por ejemplo, correos electrónicos que puedan demostrar que una comida es con un cliente y no con un amigo, o que un viaje a otra ciudad era realmente de negocios. 
En cuanto a los gastos fiscalmente deducibles que no lo son al 100%, como el alquiler de una vivienda cuando además se vive en ella, o la gasolina de un vehículo que no se usa exclusivamente para la actividad económica, habrá que especificar el porcentaje de desgravación a aplicar.

Gastos fiscalmente no deducibles

Hoy hemos venido a hablar de los gastos fiscalmente deducibles para autónomos y pymes, pero también nos toca hablar de los que no lo son, porque intentar hacerlos pasar por los primeros… puede terminar saliéndonos demasiado caro si nos acusan de estar queriendo cometer un fraude.

En caso de inspección de Hacienda en busca de gastos deducidos que no fuesen fiscalmente deducibles, es indispensable tener justificantes que demuestren que todos ellos derivaban directamente del desarrollo de la actividad económica para no tener que enfrentarnos a sanciones tanto económicas como administrativas realmente serias.

Principales deducciones de gastos que Hacienda suele rechazar a autónomos

El problema de lo que hemos contado unas líneas más arriba es que en muchas ocasiones, por miedo a meter la pata, no deducimos gastos que serían fiscalmente deducibles sin ningún tipo de problema y terminamos pagando impuestos de más. 

Para que esto no ocurra, a continuación dejamos un listado con las principales deducciones de gastos que suelen acarrear problemas y que Hacienda suele rechazar:

  • La compra de artículos de lujo, como joyas o relojes.
  • Gastos de viajes, como pernoctaciones y gastos de manutención, a no ser que sea perfectamente demostrable que estos se realizaron por motivos laborales.
  • Opciones de ocio para consumo propio.
  • Alimentos y bebidas que no se hayan consumido en negocios de restauración y hostelería durante un viaje laboral justificado.

Querer introducir algunos de estos elementos entre nuestros gastos fiscalmente podrá hacer que salten todas las alarmas y que los técnicos de Hacienda se dejen caer por nuestro negocio, y si no está todo en orden… ¡eso no es de gustar muchísimo!

En otro orden de cosas están ese tipo de gastos que, pudiendo aplicarse al mundo laboral, también son fácilmente combinables con el ámbito personal. Hablamos de ese tipo de gastos que, como ya hemos comentado, se suele tener miedo de declarar, pero que si somos capaces de justificar acarrean un buen ahorro.

Gastos como la factura de teléfono móvil, los derivados por el mantenimiento de un vehículo que se utilice al menos en parte para trabajar, de transporte público incluyendo parkings o de ropa que se emplee a modo de uniforme, son perfectamente deducibles siempre y cuándo queden plenamente justificados.

¿Cómo se contabilizan los gastos deducibles?

Contabilizar los gastos deducibles resulta tan sencillo como tener bien archivadas las facturas de gastos fiscalmente deducibles que hayamos declarado. Estas deben figurar en la contabilidad de autónomos y pymes y quedar perfectamente reflejadas en los libros de cuentas.

Además, Hacienda puede pedirnos explicaciones hasta 4 años después de haber declarado dichos gastos, por lo que hay que mantener dichas facturas bien identificadas y almacenadas hasta pasado este tiempo.

Nuestro consejo es que digitalices tus facturas y tickets y las tengas en la nube además de en formato físico. Así, de extraviarse alguna, o de borrarse la tinta, un efecto muy común en el papel térmico. Lo mejor es trabajar con profesionales como los de Aseido, que te ayudan con todos los trámites burocráticos y además mantienen tu contabilidad organizada en todo momento.

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