Pocas cosas hay que puedan preocupar más a un emprendedor que una inspección de Hacienda, aunque lo cierto es que hay una verdad impepinable en torno a este trámite: si siempre haces las cosas bien, no deja de ser un mero trámite.
La inspección de negocios es el arma que la Agencia Tributaria tiene para comprobar que todo está en orden y que una compañía no está defraudando dinero a las arcas públicas. Para ello, Hacienda debe comprobar que todos los documentos de nuestra actividad comercial están en orden y que todo lo declarado se corresponde con la realidad. Eso sí, sabemos que no es un proceso agradable y que impone muchísimo respeto, por eso, hoy venimos a contarte todo lo que debes saber sobre éste y cómo afrontarlo con tranquilidad y confianza.
Principales motivos para recibir una inspección
Lo primero que has de saber es que en torno al 75% de los técnicos de Hacienda están dedicados al control de la actividad de autónomos y pymes y que cualquiera de ellos puede abrir una inspección de Hacienda de oficio. Es decir, simplemente porque nos ha tocado, así que el inicio de este proceso no tiene por qué ser nada traumático.
Ahora bien, es cierto que hay una serie de motivaciones que pueden hacer saltar las alarmas de la Agencia Tributaria hasta el punto de poner el foco sobre nosotros. Dicho de otro modo, la inspección a empresas no es ineludible al 100% porque puede tocarnos por (mala) suerte, pero sí que puede prevenirse hasta cierto punto, o al menos no añadir más leña al fuego para no llevar más papeletas de las debidas de terminar sufriendo una.
Conocer los principales motivos que pueden motivar el inicio de una inspección de Hacienda a autónomos nos ayudará a no tener que pasar por este mal trago, o al menos a asegurarnos de que, de tocar un técnico de la Agencia Tributaria a nuestra puerta, no tendremos nada que temer.
Solicitar el alta como operador intracomunitario
La principal ventaja de pertenecer a la Comunidad Económica Europea es que podemos comerciar con el resto de países miembros sin ningún tipo de problema, algo que nos abre todo un horizonte de posibilidades a nivel tanto económico como de crecimiento. El problema, al menos de cara a poder recibir una inspección de Hacienda, es que las operaciones intracomunitarias no están gravadas con IVA, ya que nuestro cliente deberá tributar este impuesto en la nación en el que desarrolla su actividad laboral.
Hasta aquí todo correcto, pero España es un país de picaresca en el que, si hay una ventana mediante la que poder facturar sin IVA, habrá quien intente aprovecharse de ella. Es por esto que solicitar el NIF intracomunitario puede acarrear sospechas por parte de los técnicos de la Agencia Tributaria, que podrían llegar incluso a personarse en nuestro domicilio fiscal para comprobar el porqué de haber iniciado este proceso.
Por fortuna, en esta ocasión basta con demostrar que todo está en orden.
Que el IVA salga a devolver de forma reiterada y en grandes cantidades
Puede ocurrir que un emprendedor presente un modelo 303 de IVA negativo, e incluso más de uno, pero presentar muchos, con grandes cantidades de IVA a devolver y además reclamar su devolución hace que salten todas las alarmas de Hacienda.
Al fin y al cabo, es sospechoso que un negocio funcione con pérdidas durante un tiempo prolongado incluso en tiempo de crisis, ya que resulta más rentable poner fin a la actividad y al menos erradicar el gasto.
Que los modelos trimestrales y el anual no coincidan
El resumen anual de IVA, que se presenta mediante el modelo 390, debe coincidir con los modelos 303 trimestrales que hemos ido rellenando a lo largo del ejercicio. De no ser así, Hacienda detectará la incongruencia y podrá exigirnos una aclaración.
Deducción de gastos sospechosa
Existen gastos que, a pesar de ser deducibles, no pueden suponer una barra libre de deducción. Es decir, debemos poder demostrar que los estamos declarando porque afectan de lleno a nuestra actividad económica para así poder defender su deducción completa o parcial, ya que la Agencia Tributaria los mira con lupa.
Hablamos de gastos habituales como los generados durante viajes de trabajo (alojamientos y comidas), gastos derivados del uso de vehículos (combustible y reparaciones), gastos en líneas telefónicas o en alquileres.
Que las cantidades que declaradas no coincidan con las de tus clientes y proveedores
El modelo 347 de operaciones con terceros actúa como un modelo informativo que, bien mirado, no deja de ser una base de datos de nuestros proveedores y clientes. Para que nos entendamos, a la Agencia Tributaria le basta con este documento para saber con quiénes hacemos negocios y poder comprobar si nuestras declaraciones y las suyas coinciden en cifras, por lo que si existe baile de cifras tendrá muy fácil saber por dónde empezar a tirar del hilo.
Diferencias reseñables entre los beneficios declarados y lo ingresado en el banco
A día de hoy, Hacienda ha ganado muchísima capacidad a la hora de analizar movimientos bancarios, así como de controlar los ingresos en efectivo de autónomos y pymes. Navegamos hacia un sistema en el que cada vez va a ser más complicado defraudar, y pensar que aún se puede podría acarrear serios problemas a quien lo haga.
Además, las entidades bancarias están obligadas a informar de determinados movimientos, por lo que cualquier tipo de discrepancia entre los beneficios declarados y el dinero que entra y sale de nuestras cuentas podría dar como resultado una fuerte sanción por parte del fisco.
Deducir cuotas de IVA que no sean deducibles
Intentar deducir ciertos gastos empresariales que en realidad no lo son es una de las causas más comunes a la hora de iniciar una inspección en empresas. Una vez más, hay que hacer hincapié en que no todos los gastos en viajes de negocios ni todas las facturas telefónicas son susceptibles de ser deducidas, y que hacerlo indiscriminadamente ha supuesto ya infinidad de inspecciones de Hacienda a autónomos… que no han salido bien parados precisamente.
La Agencia Tributaria es muy escrupulosa con los gastos que sí pueden ser deducidos, ¡así que conviene ceñirse a sus directrices!
La concesión de ayudas económicas en forma de subvención
Todo tipo de subvención económica que recibamos será notificada a Hacienda por la entidad que nos la haya concedido, lo que pondrá automáticamente la lupa sobre nuestras declaraciones. No pasa nada, tan solo hay que declararlas como debemos y no habrá problema alguno.
¿Qué hacer y cómo actuar ante una inspección?
Existe mucha mística en torno al proceso de una inspección de Hacienda, y es que es normal que a lo largo de toda una vida profesional no hayamos tenido que lidiar con él. Si has llegado hasta aquí, en parte será porque quieres desvelar todas las incógnitas al respecto, y eso es lo que haremos en los siguientes apartados.
Lo primero que tienes que saber, por ejemplo, es que para iniciar una inspección de Hacienda a autónomos es necesaria una citación o requerimiento previo.
Es decir, de no haber una orden judicial de por medio, será necesario que el técnico de Hacienda disponga tanto de una autorización escrita por parte del organismo pertinente como de, y esto es importante, del permiso del titular del negocio para iniciar el proceso en su domicilio fiscal.
El emprendedor tiene todo el derecho del mundo a exigir dicha autorización, así como a solicitar la identificación al técnico de Hacienda. Además, también puede solicitar aplazar la inspección de Hacienda hasta estar presentes su abogado o su asesor, si es que lo tiene. Es más, podemos negarnos a ser objeto de una inspección hasta que no haya una orden judicial que así lo dictamine, aunque llegado ese caso ya no será necesario que nos encontremos presentes nosotros.
Proceso de una inspección
El primer paso que se produce en una inspección de Hacienda, como ya hemos comentado, es la emisión de una notificación de que va a producirse. Esta puede llegar mediante correo postal, mediante una notificación en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria o incluso mediante entrega en mano, con la visita de un emisario de Hacienda al domicilio en el que desempeñamos nuestra actividad laboral.
A partir de ahí, conviene seguir una serie de pasos para recibir al técnico de Hacienda con todas las facilidades posibles y con todas las garantías de que todo saldrá bien:
- El primer paso es recopilar todos los documentos que puedan requerirnos durante la inspección. Los detallaremos en el siguiente apartado del texto, pero conviene tener una cosa clara: tenemos en torno a diez días para ponerlo todo en orden, y aunque puede que algunos ni los miren, más vale curarnos en salud.
- Es aconsejable contar con el asesoramiento de un profesional, así como estar preparado para el día y la hora a la que vaya a producirse el primer contacto. El técnico de la Agencia Tributaria hará preguntas que deberemos responder de forma clara, concisa y totalmente cristalina.
- En caso de que la citación haya llegado desde la Dependencia de la Inspección, el siguiente paso será entregar los documentos contables de nuestra actividad.
- Tras este encuentro se generan las diligencias, un documento que refleja los hechos, y el acta, en la que debemos mostrar conformidad o disconformidad. Esto último es importante, porque después no podrá ser alterado.
La inspección de Hacienda a autónomos puede alargarse más de lo deseado en el tiempo, y es posible que derive en una sanción económica. De darse este caso, podremos interponer un recurso de reposición o una reclamación económica.
¿Qué documentos suelen ser inspeccionados?
Puede que los técnicos de Hacienda no necesiten analizarlos todos y puede que sí, así que conviene aprovechar los días previos a la inspección para tener a punto toda la información que puedan requerirnos sobre nuestra actividad laboral:
- Declaraciones.
- Autoliquidaciones.
- Comunicaciones de datos.
- Solicitudes presentadas por cualquier impuesto.
- Documentos contables como facturas, libros de cuentas, justificantes y cualquier tipo de archivo informático.
¿Aún sigues teniendo dudas con la inspección de hacienda?. En Aseido, Gestoría Fiscal y laboral Online estaremos encantados de ayudarte. Contacta con nosotros aquí.
