Las facturas impagadas son algo habitual en una empresa, y tarde o temprano, habrá que tomar medidas para obtener el pago de una factura pendiente de un cliente, ya que las facturas impagadas pueden causar importantes problemas de liquidez y, a modo general, en la salud financiera de la empresa. En este artículo te damos los mejores consejos sobre cómo cobrar una factura impaga.
¿Qué es una factura impagada?
A la hora de emitir una factura, es habitual conceder plazos de pago a los clientes. La fecha de vencimiento ayuda a mantener una relación cordial con ellos y a demostrarle cierta confianza. Sin embargo, algunos clientes superan la fecha de pago especificada al momento de la venta: es entonces que la factura pasa a ser impagada.
En un mundo ideal, no hay pagos pendientes, las facturas se cobran a tiempo y todos los clientes cumplen sus compromisos. Pero la realidad es muy distinta. Para evitar problemas de liquidez o crisis de tesorería es necesario vigilar de cerca no solo las facturas emitidas, sino también las impagadas, su frecuencia y, sobre todo, los importes.
De hecho, las ventas relacionadas con las facturas impagadas son incluidas en la contabilidad de la empresa como concluidas aunque el dinero no haya ingresado en la caja.
Cómo reclamar una factura impagada
Los distintos métodos utilizados para obtener el pago de tu deudor y mantener una situación óptima de tesorería son parte del «procedimiento de cobro». Antes de reclamar judicialmente o hacer una denuncia por impago de factura, quizá prefieras agotar la vía extrajudicial para reclamar las deudas.
Los métodos para contactar con los deudores pueden ser los siguientes:
- correo
- burofax
- correo certificado
- correo electrónico
- correo electrónico certificado
Carta de recordatorio de pago
Este es el primer paso para reclamar el pago de una factura impagada, aunque no es obligatorio. La carta de recordatorio de pago se envía al cliente para recordarle la deuda que ha contraído con la empresa para que la pague cuanto antes. El objetivo es pedir al cliente que pague el importe que debe a la empresa.
Esta gestión permite dar el beneficio de la duda al cliente, ya que es posible que el impago se deba a un error administrativo o un simple descuido y, por tanto, no requiera medidas drásticas para solucionarlo.
En la carta se deben indicar los términos esenciales del litigio en cuestión: las fechas, el número, el importe de la factura, los datos de tu empresa y la empresa deudora (incluyendo el NIF), y las formas de pago disponibles. Es importante adoptar un tono amistoso pero firme al escribir para mantener una relación cordial con el interlocutor. Además, se deben mencionar las posibles consecuencias si el cliente no paga sus deudas.
Este recordatorio comercial puede hacerse por teléfono o correo electrónico, aunque una carta dirigida al interesado tendrá un efecto mucho mayor. Se recomienda alternar las distintas formas de reclamación para optimizar su efecto. Como sucede con las acciones de cobranza, es recomendable conservar la evidencia de los recordatorios de pago enviados, ya que constituyen pruebas de que el cliente recibió los avisos correspondientes.
Reclamación de deuda
Si bien es similar a la carta de recordatorio de pago, la carta de reclamación de deudas permite constatar legalmente el incumplimiento del pago del deudor con su acreedor. Se envía por correo certificado con acuse de recibo y es el último paso de un procedimiento de cobro amistoso.
La carta de reclamación hace un repaso de los distintos recordatorios emitidos hasta el momento, cita el artículo pertinente de la ley y detalla las sanciones legales a las que se expone el cliente si persiste en no abonar la factura impagada.
Es recomendable enviarlo mediante Burofax, ya que permite acreditar que el deudor recibió la comunicación y en qué fecha. Además, el Burofax puede ser utilizado como medio de prueba en un proceso judicial.
Proceso judicial de reclamación de deuda
Una vez agotados los esfuerzos por vía amistosa, el siguiente paso es hacer demandas por impago. La ley española prevé tres tipos de procedimientos.
Proceso monitorio
El juicio monitorio es un procedimiento judicial para reclamar el pago de deudas dinerarias. Para llegar a él, es necesario hacer un reclamo previo via burofax. Es necesario disponer de un documento que acredite la deuda, una factura o albarán, y el importe no puede superar los 250.000 euros.
Procedimiento declarativo verbal u ordinario
Si la cantidad reclamada no supera los 6000 euros, aplica el proceso verbal. Es el método más económico cuando se prevé que el deudor no pagará en plazo voluntario.
Procedimiento cambiario
Este proceso obliga al deudor a devolver la cantidad que está documentada en un título de valor previsto en la Ley Cambiaria y del Cheque. Letra de cambio, cheque o pagaré. Si el deudor no paga o formula oposición dentro de los 20 días hábiles tras la notificación, se le embargan bienes en la cantidad suficiente para cubrir la deuda reclamada.
Es importante recordar que el plazo para reclamar factura impagada, o el plazo de prescripción, es de cinco años. La disposición final primera de la ley 42/2015 cambió el artículo 1964 del Código Civil para reducir el plazo de prescripción de las acciones personales de 15 a 5 años.
Algunos consejos
- Las facturas impagadas influyen considerablemente en la tesorería y pueden marcar la diferencia entre un saldo positivo o negativo a final de mes.
- Es importante respetar cierto ritmo a la hora de enviar recordatorios a un deudor. Una semana de intervalo entre cada mensaje permite tener en cuenta los plazos de entrega del correo y también el tiempo que tarda en llegar a la persona interesada dentro de la empresa.
- Las oficinas de cobros: empresas cuya actividad principal es conseguir que se paguen las facturas impagadas. Recurrir a este tipo de proveedores de servicios ayuda a delegar a un especialista la carga de enviar recordatorios a los malos pagadores. Sin embargo, hay que tener en cuenta que se trata de una solución que conlleva una serie de costes adicionales.
- Plazos de pago. En general, se recomienda vigilar de cerca las condiciones de pago concedidas a tus clientes. Aconsejamos reducirlas dentro de lo posible o incluso reservarlas a los clientes más fiables e imponer un pago en efectivo para los demás.
- Los distintos procedimientos de cobro de que dispone el directivo, incluida la demanda por impago de factura, pueden afectar de forma permanente la relación con el cliente. Nunca es agradable recibir una carta de requerimiento… Por lo tanto, es él quien debe sopesar los pros y los contras en función del cliente en cuestión y del importe de su deuda.
